los documentos siempre seguros

• MYO.IO archiva tus documentos en la nube en absoluta seguridad.
• utiliza estructuras de almacenamiento extremadamente fiables y conexiones https.
• MYO.IO es un servicio web, no necesita ninguna instalación.
• el upload se hace a través de una interfaz web simple e intuitiva, vía email o integrando directamente el gestor de producción de los documentos.
• si es necesario MYO.IO efectúa respaldos fichados de los documentos y de los metadatos en una dirección ip entregada por el cliente.

tablas

• en MYO.IO los documentos son archivados en tablas.
• las tablas son "contenedores lógicos" de documentos tratados en modo uniforme (tienen la misma naturaleza, el mismo destinatario, el mismo formato...).
• las tablas contienen una referencia al documento, no el documento. el documento puede ser visible en una pluralidad de tablas sin ser duplicado.
• en la tabla se definen los privilegios de los usuarios y son las tablas ( su "contenido") que son compartidas al externo.
• el número de tablas creables es ilimitado, su contenido libre; se pueden nidificar en contenedores, filtrar, buscar, compartir.

documentos y metadatos

• en MYO.IO es posible definir un número ilimitado de tipos de documento: exactamente TODOS aquellos que sirven, dotándolos de un set ilimitado de tipologías de metadatos utilizables para definir las reglas de acceso a los mismos por parte de los usuarios, para buscarlos, agruparlos, filtrarlos, ordenarlos en fascículos, para compartirlos con organizaciones externas.
• los metadatos están conectados en modo permanente al documento y, una vez cargados, no son modificables (como es previsto por…) para garantizar a todos los posibles utilizadores un archivo estable. los tipos de metadatos asociados a un tipo de documento son integrables, creando más versiones sucesivas al mismo tipo de documento, manteniendo la coherencia del archivo.

reglas

• los atributos de usuarios, tablas, metadatos pueden ser combinados en reglas de distribución que determinan la accesibilidad a los documentos
• al documento cargado en MYO.IO se aplicarán las reglas definidas y será distribuido en las tablas visibles a usuarios de la organización o a los participantes externos que serán notificados vía email.
• las reglas definidas permiten al documento cargado llegar a todos los destinatarios sin que esto exija alguna acción por parte de quien procede a archivar.
• ejemplo: una carta de contestación llegará a la oficina comercial, a la administración, al legal externo, al agente externo, al proveedor que ha participado al pedido… sin que aquel que lo archiva tenga visibilidad.

búsqueda de los documentos

• cada información archivada junto al documento es utilizable para buscarlo
• tipo de documento, metadatos, etiquetas, sujeto que ha realizado el upload pueden ser combinados en filtros articulados que permitan seleccionar los documentos deseados inmediatamente, también en archivos que contienen millones de anotaciones.
• las búsquedas más frecuentes pueden ser guardadas para ser rápidamente accesibles.
• siempre está disponible la búsqueda libre por palabra clave.

alcance

• MYO.IO es web
• todas las funciones son accesibles a través de conexión protegida desde desktop, tablet, smartphone; desde la oficina, casa, en viaje.

etiquetas

• se pueden crear y asociar en número y variedad ilimitada a los documentos
• las etiquetas a diferencia de los metadatos, no son parte integrante del documento, no lo siguen en el compartir. las etiquetas pueden ser removidas.

usuarios

los usuarios son sujetos internos a la organización que utilizan MYO.IO para archivar, consultar, compartir documentos;

roles

los usuarios son clasificables en dos categorías:
administradores: con derecho a crear otros usuarios, crear tablas, definir roles y permisos, crear documentos y metadatos;
colaboradores: capaces de utilizar la estructura así como ha sido configurada por los administradores;

permisos

los permisos de los usuarios son definidos autorizando su acceso a las tablas. un usuario puede no tener acceso a una tabla, puede tener acceso en sólo lectura (ve el contenido de la tabla pero no puede introducirle documentos) en sólo escritura (puede introducirle documentos pero no ve los otros documentos presentes), en lectura y escritura.
la posibilidad de atribuir un documento a más tablas sin multiplicarlo permite, asociado a los derechos de lectura y escritura y a las reglas de introducción, crear configuraciones extremadamente puntuales garantizando que el utilizo de MYO.IO y el acceso a los documentos respeten las políticas de discreción deseadas.

compartir las tablas

MYO.IO une en una única operación el archivo de un documento y la disponibilidad del mismo a sus destinatarios externos a la organización.
el compartir se produce al nivel de tabla: es la tabla que es compartido creando un acceso del participante a la parte del archivo que le interesa.
los documentos incluidos en una tabla compartida serán accesibles al destinatario y la eventual cancelación de la tabla no influenciará la visibilidad, garantizando a todos los interlocutores archivos estables.
el compartir de los documentos trabaja en una cadena ilimitada de niveles:
un ejemplo: la empresa comparte con su cliente la tabla que contiene ofertas y facturas; el cliente reorganiza los documentos compartidos en la tabla según sus preferencias de archivo y a su vez comparte algunos con sus agentes; los agentes reorganizan los documentos compartidos en la tabla según sus elecciones y comparten algunos con su contador. El contador es notificado de la factura emitida por la empresa y compartida en modo automático por tres sujetos.

invitaciones y anulaciones

el compartir una tabla se produce con la invitación enviada al destinatario; la aceptación de la invitación hace visible el contenido de la tabla.
La invitación puede ser anulada pero no priva de visibilidad los documentos ya compartidos (si hubieran sido enviado por email?) porque cada uno tenga certeza de la estabilidad del archivo a su disposición y no tenga necesidad de copiarlo.

notificaciones de nuevos documentos

la carga de un nuevo documento es notificada a todos los destinatarios del mismo, internos y externos (participantes) a través de un email que contiene las informaciones adecuadas para identificar el documento y un link al mismo.
ningún documento se mueve adjuntado al email.

confirmación de lectura

MYO:IO pone disponibles informes de acceso a los archivos, visualizables y filtrables.
es así posible tener certeza que el destinatario ha visualizado los documentos a él destinados.

marca temporal y firma digital

las operaciones de marca temporal y firma digital de los documentos o de lotes de documentos le atribuyen validez jurídica consintiendo la conservación de una sola copia digital y la distribución o la no producción de la copia de papel
MYO.IO permite activar la función configurando en modo flexible la formación del lote a marcar y poniendo también a disposición la función de marca instantánea.

integración

la disponibilidad de API públicas permite integrar el archivo en MYO.IO con los gestores empresariales, con gestores de flujo de trabajo ( la integración con flower) está ya disponible)

impresión unificada

• conjuntos de documentos que tienen necesidad de ser “fasciculados” pueden ser unidos en un único archivo mediante una función de impresión unificada que crea un único documento uniendo varios documentos del mismo formato

planificación de los plazos

a través del organizador integrado es posible crear los plazos en los que un documento debe ser archivado y configurar una secuencia de alertas si, al aproximarse el término del plazo, éste no está aún presente en el archivo
el organizador consiente la generación automática de series de término de plazos con periodicidad constante.