i documenti sempre al sicuro

• MYO.IO archivia i tuoi documenti nel cloud in assoluta sicurezza.
• utilizza strutture di storage estremamente affidabili e connessioni https.
• MYO.IO è un servizio web, non richiede nessuna installazione.
• l'upload avviene tramite una interfaccia web semplice ed intuitiva, via email o integrando direttamente il gestionale di produzione dei documenti.
• se richiesto MYO.IO effettua backup schedulati dei documenti e dei metadati su un indirizzo ip fornito dal cliente.

boards

• su MYO.IO i documenti vengono archiviati in boards.
• le boards sono "contenitori logici" di documenti trattati in modo uniforme (hanno la stessa natura, lo stesso destinatario, lo stesso formato...).
• le board contengono un riferimento al documento, non il documento. il documento può essere visibile in una pluralità di boards senza essere duplicato.
• sulla board si definiscono i privilegi degli utenti e sono le boards (il loro "contenuto") che vengono condivise all'esterno.
• il numero di boards creabili è illimitato, il loro contenuto libero; si possono nidificare in containers, filtrare ricercare, condividere.

documenti e metadati

• su MYO.IO è possibile definire un numero illimitato di tipi di documento: esattamente TUTTI quelli che servono, corredandoli di un set illimitato di tipologie di metadati utilizzabili per definire le regole di accesso agli stessi da parte degli utenti, per ricercarli, raggrupparli, filtrarli, fascicolarli, per condividerli con organizzazioni esterne.
• i metadati sono collegati in modo permanente al documento e, una volta caricati, non sono modificabili (come previsto da ...) per garantire a tutti i possibili utilizzatori un archivio stabile. i tipi di metadati associati ad un tipo di documento sono integrabili, creando più versioni successive dello stesso tipo di documento, mantenendo la coerenza dell'archivio.

regole

• gli attributi di utenti, boards, metadati possono essere combinati in regole di distribuzione che determinano l'accessibilità ai documenti.
• al documento caricato su MYO.IO verranno applicate le regole definite e verrà distribuito nelle boards visibili a utenti dell'organizzazione o a condivisori esterni che verranno notificati via email.
• le regole definite permettono al documento caricato di raggiungere tutti i destinatari senza che ciò richieda alcuna azione da parte di chi procede all'archiviazione.
• esempio: una lettera di contestazione raggiungerà l'ufficio commerciale, l'amministrazione, il legale esterno, l'agente esterno, il fornitore che ha partecipato alla commessa... senza che colui che la archivia ne abbia visibilità.

ricerca dei documenti

• ogni informazione archiviata assieme al documento è utilizzabile per ricercarlo.
• tipo di documento, metadati, etichette, soggetto che ha compiuto l'upload possono essere combinati in filtri articolati che permettano di selezionare i documenti desiderati immediatamente, anche in archivi contenenti milioni di records.
• le ricerche più frequenti possono essere salvate per essere velocemente accessibili.
• è sempre disponibile la ricerca libera per parola chiave.

raggiungibilità

• MYO.IO è web.
• tutte le funzioni sono accessibili tramite connessione protetta da desktop, tablet, smartphone; dall'ufficio, da casa, in viaggio.

etichette

• possono essere create e associate in numero e varietà illimitata ai documenti.
• le etichette a differenza dei metadati, non sono parte integrante del documento, non lo seguono nelle condivisioni. le etichette possono essere rimosse.

utenti

gli utenti sono i soggetti interni all'organizzazione che utilizzano MYO.IO per archiviare, consultare, condividere documenti;

ruoli

gli utenti sono classificabili in due categorie:
amministratori:con diritto di creare altri utenti,creare boards,definire ruoli e permessi, creare documenti e metadati;
collaboratori:in grado di utilizzare La struttura così come configurata dagli amministratori;

permessi

i permessi degli utenti sono definiti autorizzando il loro accesso alle boards. un utente può non avere accesso ad una board, può avere accesso in sola lettura (vede il contenuto della board ma non può inserirvi documenti) in sola scrittura (può inserirvi documenti ma non vede gli altri documenti presenti), in lettura e scrittura.
la possibilità di attribuire un documento a più board senza moltiplicarlo permette, associato ai diritti di lettura e scrittura e alle regole di inserimento, di creare delle configurazioni estremamente puntuali garantendo che l'utilizzo di MYO.IO e l'accesso ai documenti rispettino le policy di riservatezza desiderate.

condivisione delle board

MYO.IO unisce in un unica operazione l'archiviazione di un documento e la messa a disposizione dello stesso ai suoi destinatari esterni all'organizzazione.
la condivisione avviene a livello di board: è la board ad essere condivisa creando un accesso del condivisore alla parte di archivio di suo interesse.
i documenti inclusi in una board condivisa saranno accessibili al destinatario e l'eventuale cancellazione della board non influirà sulla visibilità, garantendo a tutti gli interlocutori archivi stabili.
la condivisione dei documenti opera in una catena illimitata di livelli:
un esempio: l'azienda condivide con il suo cliente la board contenente offerte e fatture; il cliente riorganizza i documenti condivisi in board secondo le sue preferenze di archiviazione e a sua volta ne condivide alcune con i suoi agenti; gli agenti riorganizzano i documenti condivisi in board secondo le loro scelte e ne condividono alcune con, il loro commercialista. Il commericlaista viene notificato della fattura emessa dall'azienda e condivisa in modo automatico da tre soggetti.

inviti e revoce

la condivisione di una board avviene con un'invito indirizzato al destinatario; l'accettazione dell'invito rende visibile il contenuto della board.
L'invito può essere revocato ma non priva di visibilità i documenti già condivisi (se fossero stati inviati con email?) perchè ciascuno abbia certezza della stabilità dell'archivio a sua disposizione e non abbia necessità di farsene copia.

notifiche di nuovi documenti

il caricamento di un nuovo documento viene notificato a tutti i destinatari dello stesso, interni ed esterni (condivisori) tramite una email che contiene le informaizoni atte a identificare il documento e un link allo stesso.
nessun documento si sposta allegato alla email.

conferma di lettura

MYO.IO rende disponibili report di accesso ai file, visualizzabili e filtrabili.
è così possibile avere certezza che il destinatario ha visualizzato i documenti a lui destinati.

marca temporale e firma digitale

le operazioni di marcatura temporale e firma digitale dei documenti o di lotti di documenti gli attribuiscono validità giuridica consentendo la conservazione della sola copia digitale e la distruzione o la non produzione della copia cartacea
MYO.IO permette di attivare la funzione configurando in modo flessibile la formazione del lotto da marcare e rendendo disponibile anche la funzione di marcatura istantanea.

integrazione

la disponibilità di api pubbliche permette di integrare l'archivio su MYO.IO con i gestionali aziendali, con gestori di workflow (l'integrazione con flower) è già disponibile).

stampa unificata

• insiemi di documenti che hanno necessità di essere "fascicolati" possono essere uniti in un unico file mediante una funzione di stampa unificata che crea un unico documento unendo più documenti dello stesso formato

pianificazione delle scadenze

tramite il planner integrato è possibile creare le scadenze entro le quali un documento deve essere archiviato e impostare una sequenza di alert se, all'approssimarsi della scadenza, questo non è ancora presente nell'archivio.
il planner consente la generazione automatica di serie di scadenze con periodicità costante.