Die Dokumente sind immer gesichert

• MYO.IO archiviert alle Dokumente in der Cloud in absoluterSicherheit.
• Es verwendet extrem zuverlässige Storage-Strukturen und httpshttps-Verbindungen.
• MYO.IO ist ein Web-Service und erfordert keine Installation
• Der Upload erfolgt über eine intuitive und anwenderfreundliche Web-Schnittstelle; entweder per E-Mail oder mittels direkter Integration in das Dokumentenmanagement.
• Bei Bedarf nimmt es geplante Backups von Dokumenten und Metadaten auf einer vom Kunden besorgten ip-Adresse vor.

boards

• In MYO.IO werden die Dokumente in Boards archiviert.
• Die Boards sind “logische Container” von Dokumenten, welche gleichmäßig behandelt werden (diese haben dieselbe Ursprung, denselben Empfänger, dasselbe Format…).
• Die Boards enthalten eine Verknüpfung auf ein Dokument und nicht das Dokument selbst. Das Dokument kann in verschiedenen Boards visualisiert werden aber man kann es nicht vervielfältigen.
• Im Board werden die Privilegien der Benutzer definiert und die Boards (besser gesagt, ihr „Inhalt“) sind außerhalb freigegeben.
• Die Boards können unbeschränkt erstellt werden, ihr Inhalt ist frei; man kann diese in Containern verschachteln sowie auch filtern, suchen und freigeben.

Dokumente und Metadaten

• In MYO.IO kann man eine unbeschränkte Zahl von Dokumenttypen bestimmen, d.h. genau ALLE Dokumente, die notwendig sind. Diese werden mit einem unlimitierten Set von Metadaten versehen, welche dazu dienen, die Zugangsregelungen durch die Benutzer zu definieren, um diese zu suchen, zu gruppieren, zu filtern, in ein Verzeichnis zusammenzuführen und externen Benutzern freizugeben.
• Die Metadaten sind dem Dokument permanent angebunden. Sobald sie hochgeladen worden sind, können sie nicht mehr geändert werden (wie im....vorgesehen), um allen möglichen Benutzern ein stabiles Archiv sicherzustellen. Die mit einem Dokument verbundenen Metadaten können ergänzt werden. Es können somit unterschiedliche Versionen desselben Dokuments erstellt werden, das Archiv bleibt hingegen unverändert.

Regelungen

• Die Benutzereigenschaften, die Boards, die Metadaten können nach Verteilungsregelungen kombiniert werden, welche die Zugänglichkeit der Dokumente bestimmen.
• Definierte Regelungen werden für das in MYO.IO hochgeladene Dokument festgelegt, das den Benutzern des Unternehmens bzw. den externen Benutzern in den Boards freigegeben wird. Diese werden per E-Mail benachrichtigt.
• Die definierten Regelungen ermöglichen es, dass das hochgeladene Dokument alle Empfänger erreicht, ohne dass der Benutzer, der die Archivierung vornimmt, eine Aktion setzen muss.
• Ein Beispiel: ein Beschwerdebrief wird der Verkaufsabteilung, der Verwaltung, dem externen Rechtsberater, dem externen Berater, dem Lieferanten, der am Vertrag teilgenommen hat, zugeschickt, ohne der für die Archivierung zuständigen Person freigegeben zu werden.

Dokumentsuche

• Jede Information, die zusammen mit dem Dokument archiviert wird, kann für deren Suche verwendet werden.
• Dokumenttyp, Metadaten, Etiketten, Person, die den Upload durchgeführt hat, können in artikulierten Filtern kombiniert werden. Diese Filter ermöglichen es, die gewünschten Dokumente unmittelbar auszuwählen, auch in Archiven mit Millionen von Records.
• Die häufigsten Suchen können gespeichert werden, um schneller abrufbar zu sein.
• Die Freisuche durch Schlüsselwörter ist immer verfügbar.

Erreichbarkeit

• MYO.IO ist Web.
• Alle Funktionen sind durch eine gesicherte Verbindung vom Desktop, Tablet PC, Smartphone, vom Büro, von zuhause, auf einer Reise abrufbar.

Etiketten

• Sie können erstellt und mit den Dokumenten in unbeschränkter Zahl und in unterschiedlichster Art und Weise angebunden werden.
• Die Etiketten sind im Vergleich zu Metadaten kein Bestandteil des Dokuments. Sie begleiten es nicht in den Freigaben. Die Etiketten können entfernt werden.

Benutzer

Die Benutzer sind die internen Akteure des Unternehmens, die MYO.IO verwenden, um Dokumente zu archivieren, abzurufen und freizugeben;

Funktionen

Die Benutzer können in zwei Kategorien unterteilt werden:
Administratoren: sie sind berechtigt, andere Benutzer zu erstellen, Boards zu kreieren, Funktionen und Berechtigungen zu erteilen, Dokumenten und Metadaten zu schaffen;
Mitarbeiter: sie sind in der Lage, die von den Administratoren konfigurierte Struktur zu benutzen;

Berechtigungen

Für den Benutzer gilt eine Berechtigung als erteilt, wenn ihm erlaubt wird, auf die Boards zuzugreifen. Einem Benutzer kann der Zugriff auf ein Board verweigert werden, bzw. er hat ausschließlich schreibgeschützten Lesezugriff (er visualisiert den Inhalt des Boards, aber er kann kein Dokument eingeben), ausschließlich Schreibezugriff (er kann Dokumente eingeben, ohne die anderen anwesenden Dokumente zu visualisieren), Lesezugriff und Schreibezugriff.
Die Möglichkeit, ein Dokument verschiedenen Boards zuzuweisen, ohne die zu vervielfältigen, ermöglicht es, zusammen mit den Lese-und Schreibezugriffen und den Regelungen für die Eingabe von Daten, extrem genaue Konfigurationen zu schaffen und zwar unter voller Beachtung des Datenschutzes bei der Verwendung von MYO.IO und bei dem Zugriff auf die Dokumente.

Freigabe der Boards

MYO.IO kombiniert in einem einzelnen Verfahren die Archivierung eines Dokuments und dessen Bereitstellung für die externen Empfänger.
Die Freigabe erfolgt auf der Ebene des Boards: das Board wird freigegeben, indem dem Benutzer ein Zugriff auf den gewünschten Teil des Archives gewährt wird.
Die Dokumente eines freigegebenen Boards sind für den Empfänger abrufbar und das eventuelle Löschen eines Boards wird keine Auswirkungen auf die Sichtbarkeit des Dokuments haben. Allen Empfängern werden stabile Archiven sichergestellt.
Die Dokumenten werden in einer unbeschränkten mehrstufigen Lösung freigegeben:
ein Beispiel: das Unternehmen gibt seinem Kunden das Board mit Angeboten und Rechnungen frei; der Kunde reorganisiert die im Board freigegebenen Dokumente nach der bevorzugten Archivierungsart und wiederum gibt er seinen Agenten einige Dokumente frei; die Agenten reorganisieren die im Board freigegebenen Dokumente nach ihren Entscheidungen und geben dem Steuerberater einige frei. Der Steuerberater wird über die Rechnung benachrichtigt, welche von dem Unternehmen erstellt und von den drei Akteuren automatisch freigegeben worden ist.

Einladungen und Widerrufe

Die Freigabe eines Boards erfolgt durch eine Einladung an den Empfänger; wenn der Empfänger akzeptiert, wird der Inhalt des Boards freigegeben.
Die Einladung kann widerrufen werden aber die schon freigegebenen Dokumente bleiben sichtbar (was wäre, wenn sie mit einer E-Mail geschickt worden wären?), damit sich jeder auf die Stabilität des Archives verlassen kann und nicht braucht, eine Kopie zu erstellen.

Benachrichtigungen über neue Dokumente

Alle internen und externen Empfänger (Freigeber) werden über den Upload eines neuen Dokuments durch eine E-Mail benachrichtigt, welche alle Informationen zur Identifizierung des Dokuments und einen Link zu diesem Dokument enthalten.
Kein Dokument kann als Anhang zur E-Mail verschoben werden.

Lesebestätigung

MYO.IO stellt Zugriffsberichte zur Verfügung. Die Berichte können visualisiert und gefiltert werden.
Man hat so die Sicherheit, dass der Empfänger die an ihn geschickten Dokumente visualisiert hat.

Zeitstempel und digitale Signatur

Das Verfahren von Zeitstempel und digitaler Signatur der Dokumente oder eines Dokumentenstapels verleiht Rechtsgültigkeit und ermöglicht es, nur die digitale Kopie aufzubewahren und die Papierkopie zu vernichten bzw. nicht zu erstellen
MYO.IO kann diese Funktion aktivieren: „der zu markierende Stapel wird flexibel konfiguriert und die Schnellfunktion von Markieren wird auch bereitgestellt“.

Ergänzung

die Verfügbarkeit von öffentlichen APIs ermöglicht es, das Archiv mit Unternehmensverwaltungssystemen, mit Workflow-Verwaltungssystemen in MYO.IO zu ergänzen (die Ergänzung mit flower) ist schon verfügbar).

einheitlicher Druck

• Gruppen von Dokumenten, die in ein Verzeichnis zusammengetragen werden müssen, können in einem einzelnen Dokument mittels einer einheitlichen Druckfunktion zusammengeführt werden. Somit wird ein einziges Dokument erstellt, welches verschiedene Dokumente desselben Formats enthält

Planung von Fristen

Mit der integrierten Planungsfunktion kann man die Fristen für die Archivierung des Dokuments festlegen und einen Alert-Plan einstellen, falls das Dokument kurz vor der Frist im Archiv noch nicht anwesend ist.
Mit der Planungsfunktion kann eine Reihe von Fristen regelmäßig und automatisch erstellt werden.