quick guide (per utenti aziendali)

argomenti trattati

  1. utente
  2. ricerca e gestione di un documento


utente

definizione

Un utente è un soggetto cui sono attribuiti dei diritti di accesso a dei documenti. 
I diritti sono attribuiti dall'amministratore del sistema, l'utente può esercitarli, non modificarli.
A un utente corrisponde un account che ne identifica i diritti.

primo accesso

L'utente viene creato e attivato dall'amministratore. 
L'utente riceve un'email contenente un link (token) e, selezionandolo, viene indirizzato alla pagina di registrazione. Qui sceglie la sua password: un algoritmo di controllo verifica che rispetti i necessari requisiti di sicurezza.

accesso

L'accesso avviene dalla homepage (www.myo.io)/login utilizzando la propria email come username e la password scelta.

recupero password

La funzione di recupero della password si trova su homepage (www.myo.io)/login: selezionare Dimenticato la password? e seguire le istruzioni per impostare una nuova password.

gestione del profilo

L'utente può gestire il proprio profilo effettuando l'accesso e selezionando il proprio nome in alto a destra
l'utente può:
  1. modificare la propria password: digitare la password da sostituire, digitare la nuova password, ripetere la nuova password, salvare con il tasto modifica account in basso a sinistra
  2. modificare la lingua di visualizzazione dell'applicazione: selezionare la nuova lingua tra quelle disponibili, salvare con il tasto modifica account in basso a sinistra: tutti i menu saranno visualizzati nella lingua scelta
  3. cambiare il proprio avatar: selezionare un'immagine con il tasto carica avatar, salvare con il tasto modifica account in basso a sinistra. L'utente sarà visto dai collaboratori con l'immagine scelta. L'immagine deve essere in formato png, jpg, tif e avere una dimensione massima di 200 kb
  4. gestire le notifiche relative ai nuovi documenti e alle attività dei propri collaboratori: se l'utente NON vuole ricevere via mail notifica dei nuovi documenti disabilita le checkbox  
    Notificami le attività effettuate dai miei collaboratori, le notifiche non arriveranno più via e-mail ma appariranno nel riquadro in alto a destra, davanti all' avatar; salvare con il tasto modifica account in basso a sinistra.

permessi

I permessi identificano a quali documenti un utente può accedere e quali attività può svolgere.
I permessi sono attribuiti su una board, si applicano a tutti i documenti contenuti nella board, senza possibili limitazioni.
I permessi possono essere
  1. in sola visualizzazione: l'utente vede i documenti contenuti nella board ma non può inserirvi nuovi documenti
  2. in sola scrittura: l'utente può inserire nuovi documenti nella board ma non vede i documenti ivi contenuti
  3. in visualizzazione e scrittura: l'utente vede i documenti contenuti nella board e può inserirvene di nuovi
Non esistono altre possibilità di attribuzione dei permessi.


ricerca e gestione di un documento

La ricerca di un documento avviene ricercando i metadati associati al documento stesso; la ricerca avviene su TUTTI i metadati.
Il menu di ricerca del documento appare in alto sulla pagina tutti i documenti e all'interno di ciascuna board
Il menu prevede tre tipi di ricerca:
  1. ricerca semplice
  2. ricerca per tipo documento
  3. ricerca avanzata

ricerca di un documento: ricerca semplice

Ricerca qualunque dato relativo al documento. 
La ricerca avviene digitando nella casella di ricerca SOLO PAROLE INTERE.
Per cercare più dati è necessario digitare SOLO PAROLE INTERE separate da uno spazio. Es. "cedolino mario rossi 7 2014".
Se le parole non sono intere la ricerca non produce alcun risultato.
La ricerca NON distingue tra parole maiuscole o minuscole.

ricerca di un documento:ricerca per tipo documento

La ricerca avviene selezionando il tasto corrispondente al documento ricercato  e opera filtrando tutti i documenti del tipo scelto. 
Non permette selezioni ulteriori. 
E' un tipo di ricerca adatto a contesti dove vi sono pochi documenti di un tipo: ad esempio ricerca di un documento all'interno di una board;

ricerca di un documento:ricerca avanzata

La ricerca avviene applicando, in successione, filtri sempre più precisi: selezionare il tipo o i tipi di documento da cercare (in alto a destra, cerca per tipo documento), aggiungere ulteriori condizioni sempre dallo stesso comando (in alto a destra, cerca per dati del documento, selezionare il tipo di dato da filtrare, porre le condizioni); per aggiungere condizioni ripetere l'operazione di cui sopra; per rimuovere condizioni utilizzare la (X) a sinistra della condizione; poste le condizioni applicarle con il tasto cerca in basso a sinistra. 

gestione di un documento

  1. ordinare i documenti: selezionare il titolo in alto, sopra la lista dei documenti; i documenti vengono ordinati in relazione al campo selezionato, dal primo all'ultimo, selezionando di nuovo il campo, dall'ultimo al primo; 
  2. salvare un documento in locale (download): utilizzare il tasto scarica in alto a sinistra sopra ai metadati; il documento viene salvato localmente sul dispositivo dell'utente.
  3. inserire un documento in una board: selezionare il documento con il flag alla sua sinistra (prima di aprirlo), dal menu azioni scegliere includi documenti selezionati in..., scegliere la board dove farli confluire, selezionare conferma. Il documento verrà incluso nella board selezionata, diventerà visibile a TUTTI gli utenti, interni ed esterni, che hanno la visibilità del contenuto della board; NON verrà duplicato ma solo condiviso; NON sarà più rimovibile dalla board;
  4. applicare un'etichetta a un documento: visualizzare il documento, nella  box etichette, in alto, digitare il nome dell'etichetta senza spazi (se è composta di più parole separarle con un underscore (_)); l'etichetta diventa disponibile per essere applicata ad altri documenti (appare digitando almeno due caratteri), può essere ricercata (ricerche avanzate/cerca per/etichetta) e può essere rimossa. Quando un'etichetta non è più attribuita a nessun documento scompare. Ad un documento sono attribuibili illimitate etichette.
  5. inserire di un commento (post-it) su un documento: visualizzare il documento, in basso digitare il commento, selezionare crea nuovo post-it. I post-it sono visibili SOLO agli utenti interni alla entity; i post-it NON sono rimovibili. Visualizzando la lista dei documenti, quelli che hanno post-it associati riportano l'icona di un documento.
  6. creare di un "fascicolo" unendo in un unico pdf più documenti: evidenziare i documenti interessati (i documenti devono essere TUTTI in formato pdf), selezionare quelli da includere (flag sulla check-box a sinistra del nome) selezionare azioni/download unificato dei documenti selezionati: un documento unico contenente tutti i documenti scelti viene salvato localmente sul dispositivo dell'utente.


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